Номенклатура в строительстве: почему план и факт закупки не сходятся
Одна и та же штукатурка в проекте, смете, заявке, счёте и 1С называется по-разному и считается в разных единицах: тонны, килограммы, мешки. Из-за этого лимит на материал, распределение закупки по статьям бюджета и себестоимость комплектов считаются неверно. Разбираем на обезличенных данных закупок строительных компаний, как связать план и факт закупки материалов и что проверить в первую очередь.
Коротко
Одна позиция проходит четыре документа и получает до пяти названий.
Точное совпадение названий в заявке и счёте — меньше 1% связей в срезе закупок.
Пересчёт в единицу плана нужен до сравнения цен, а не после.
Комплекты — 3–4% позиций заявки, но именно там теряется себестоимость единицы.
Что такое номенклатура в строительстве
Номенклатура в строительстве — это перечень материалов, изделий и оборудования с названиями, единицами измерения и кодами, по которым их планируют, закупают и учитывают. Единого перечня нет: у проекта, сметы, поставщика и склада свои справочники.
В сметной базе, по которой считают до сих пор, цемент М400 навалом и цемент М400 в таре — две разные позиции с разными кодами. По группе «доски обрезные» — 101 наименование. Одна и та же позиция живёт в семи перечнях: статистическом, проектном, сметном, перечне материалов-представителей, рыночном мониторинге, фирменном.
Позиция на стройке проходит четыре документа — и в каждом своё название:
Проект и ресурсная ведомость. Название из проектной документации и объём по статьям бюджета.
Заявка прораба. Как материал называют на площадке.
Счёт поставщика. Название и фасовка из прайса.
Склад и 1С. Учётное название и своя единица измерения.
Это не обязательно ошибка в справочнике. Проектировщик пишет так, как принято в проекте. Прораб — так, как называют на площадке. Поставщик — так, как стоит в прайсе, и в своей фасовке. Бухгалтерия — так, чтобы прошло по проводкам. Материал один.
Почему у одной позиции пять названий
Возьмём гипсовую штукатурку. Пять документов — пять названий:
проект — «штукатурка гипсовая серая машинного нанесения»;
смета — «штукатурка гипсовая», килограммы;
прайс — «GР-90, 30 кг», мешок;
счёт — «смесь штукатурная гипсовая, мешок 30 кг»;
1С — «штукатурка», штуки или килограммы.
По данным обезличенного среза закупок — около 118 тысяч связей «позиция заявки — строка счёта», десятки строительных компаний — точное совпадение названия заявки и строки счёта встречается меньше чем в 1% случаев. Если контроль строить на совпадении слов, часть правильных пар отсекается, а порядок остаётся только на вид.
Отдельная задача — отметка «это тот же материал» между заявкой и счётом: типоразмеры, аналоги, частичные поставки. Но даже когда связь формально есть, три вещи остаются без контроля: лимит, статьи бюджета и себестоимость комплекта.
Лимиты: в плане килограммы, в счёте мешки
В плане материал лежит в единицах проекта: килограммы, тонны, метры. Поставщик отдаёт фасовкой: штуки, упаковки, мешки. В том же срезе примерно у каждой пятой связи различаются записи единиц измерения; разные по существу единицы — примерно каждая шестая связь. Частые пары: кг → шт, м → шт, компл → шт, шт → упак.
Примеры из среза закупок:
гипсовая штукатурка: около 15 т против 495 шт по 30 кг;
пескобетон: 250 кг против 10 шт по 25 кг;
цемент: 100 кг против 2 шт по 50 кг;
грунт ГФ-021: килограммы против банок в штуках.
Если строку счёта закрыть без пересчёта в единицы плана, остаток считается неверно. Позиция выглядит закрытой, снабженец не дозаказывает, на объекте не хватает половины, а в бюджете появляется экономия, которой нет. Обратная ошибка тоже встречается: мешки записали как килограммы, и лимит закрыт с превышением.
Сравнивать поставщиков по цене мешка при разной фасовке нельзя. Для конкурентного листа все цены приводят к единице плана. Тогда сравнивается цена за килограмм или тонну, а прогноз строится от средней цены закупки, а не от цены упаковки в коммерческом предложении.
Как пересчитать закупку в единицу плана
Пересчёт — не разовая операция в таблице, а правило загрузки документа. Пять шагов:
Определить единицу плана по статье ресурсной ведомости: килограммы, метры, комплект.
Найти коэффициент фасовки: мешок 30 кг — 30, упаковка 12 шт — 12, комплект — количество входящих единиц.
Пересчитать количество и цену: 100 мешков × 25 кг = 2 500 кг, 405 ₽ за мешок ÷ 25 кг = 16,20 ₽/кг.
Зафиксировать коэффициент в строке счёта, чтобы следующий человек не считал заново.
Сверить остаток по статье после закупки.
Коэффициент хранится у позиции номенклатуры, а не пересчитывается каждый раз вручную. Иначе при смене снабженца или поставщика пересчёт придётся восстанавливать заново.
Когда количество приведено к плану, уже с первой закупки видно, дешевле вышло или дороже сметы. Без пересчёта план и факт по деньгам сходятся только в конце объекта, когда менять что-то поздно.
Одна закупка закрывает несколько статей бюджета
Ресурсную ведомость редко ведут на объект целиком. Потребность детализируют до разделов, видов работ, этажей. В срезе около 15% материалов в ресурсной ведомости стоят сразу в двух и более статьях бюджета одного проекта. У таких позиций медиана — две статьи, у отдельных позиций — семь и больше.
Снабженец закупает не «ровно этаж», а под загрузку машины и текущий этап: закрыть первый этаж и часть второго. Материал, который понадобится через два месяца, на площадке только мешает: занимает место, требует охраны, рискует быть повреждённым.
Привезли 100 мешков. По плану это, условно, 1 750 кг на первый этаж и 750 кг из потребности второго. Как показать, что одна поставка закрыла две статьи не поровну? Записать всё на одну строку — бюджет по разделам станет неверным. Заставить снабженца делить счёт вручную под каждый этаж — такая работа не окупится.
Порядок другой. Сначала количество приводят к единицам плана. Затем распределяют по статьям, как правило сверху вниз по структуре бюджета. В большинстве случаев этого достаточно: заявка уже приходит из ресурсной ведомости с количеством по статье. Ручная правка нужна редко, но возможность поправить должна быть.
Связь «проект — ресурсная ведомость — заявка — счёт» работает не только на схеме. В срезе примерно каждая четвёртая сопоставленная позиция заявки пришла из ресурсной ведомости. Пример: «Грунтовка ГФ-021, 30 кг» разошлась на девять позиций заявок и девять статей бюджета разными долями.
После этого ПТО и финансы видят факт в единицах бюджета, а не поставщика. Закупать можно под этап и одновременно видеть исполнение разделов.
Комплекты: в плане щит, в счетах пятнадцать строк
Оборудование в проекте и смете часто идёт учётной единицей в сборе: электрощит, пожарный щит, узел. Внутри — спецификация, часто без производителей. На единицу заложена стоимость. Покупают по-разному: кто-то берёт собранным, кто-то закупает комплектующие и собирает сам.
Таких закупок немного: порядка 3–4% позиций заявки закрываются несколькими строками одного счёта. Медиана — две части, у большинства комплектов — до пяти. Но именно здесь себестоимость единицы считается дольше всего.
Типовой случай: комплектующие на пять щитов, на каждый своя спецификация, в ответ приходит несколько счетов на полтора десятка позиций. Строки нужно разнести по щитам и получить цену за единицу. Если поставщики разные, без единой связки это несколько часов работы в таблице.
Бывают щиты с полной спецификацией: пожарный щит или ЩРО — от шести до тринадцати строк на одну позицию плана. И сборные позиции вроде «электротехнические материалы, 1 компл» на десятки строк. Для формального закрытия бюджета такая позиция годится. Для истории цен — нет: цена одной единицы по ней не считается.
Если комплект собран правильно, в бюджете видна цена щита как единицы, даже когда комплектующие пришли от разных поставщиков. Тогда «купить в сборе или собрать самим» сравнивают по цифре, а не по факту.
Что меняется, когда план и факт связаны
Справочник сам по себе проблему не решает. Решает правило: при загрузке коммерческого предложения и счёта фиксировать три вещи — что это тот же материал, в каких единицах плана закрыто количество и на какие статьи бюджета легла закупка.
лимит считается в единицах плана; перерасход либо останавливается, либо проходит с пояснением;
закупка под этап не искажает бюджет по разделам;
у комплекта появляется себестоимость учётной единицы;
конкурентный лист сравнивает сопоставимые цены;
склад и 1С перестают быть отдельным учётом, если номенклатура связана при загрузке счёта.
Где пересчёт не нужен
Пересчёт имеет смысл там, где у позиции есть единица проекта и статья бюджета. Если одного из двух нет, пересчитывать нечего.
Первая граница: в бюджете нет разбивки. Материал заложен одной строкой «на объект» — распределять нечего. Коэффициент тут не спасёт. Сначала бюджет по разделам, потом связка. Иначе автоматизация просто ускорит размазывание.
Вторая: комплект не разбирается физически. Лифт, канализационная насосная станция, вентустановка. Там единица учёта и есть комплект. Коэффициент один, и это правильно: агрегаты по отдельности никто не покупает.
Третья: проект запрещает аналог. Пожарный щит с сертификатом не заменяется «похожим». Пересчёт по количеству остаётся. Пересчёт по замене — нет.
Чек-лист: что проверить до первых счетов
Договориться, в каких единицах ведётся план. Фасовку поставщика переводить в них при загрузке.
Не сравнивать коммерческие предложения по цене упаковки без коэффициента к единице ресурсной ведомости.
Учитывать, что один материал в разных разделах бюджета — норма. Предусмотреть распределение закупки по статьям.
Держать комплекты в смете как учётную единицу. Сборная позиция «материалы, 1 компл» удобна до момента, когда нужна цена единицы и остаток.
Выбрать политику перерасхода: запрет или закупка с пояснением. Хуже всего вариант, при котором перерасход не фиксируется.
На разборе коммерческого предложения и счёта проверять связку с планом и коэффициент пересчёта.
Как это устроено в ПУСК.Снабжение
В ПУСК.Снабжение пересчёт — часть загрузки документа, а не отдельный отчёт:
Распознавание КП и счетов. PDF, Excel, фото — строки раскладываются по позициям заявки.
Сопоставление номенклатуры. Система предлагает позицию плана, снабженец подтверждает связку.
Единица плана и коэффициент. Цена и количество приводятся к единице ресурсной ведомости.
Конкурентный лист. Сравнение поставщиков в одной единице, с учётом фасовки.
Распределение по статьям. Закупка раскладывается сверху вниз по структуре бюджета, разбивку можно поправить вручную.
Комплекты. Строки разных счетов собираются в одну учётную единицу — щит, узел, установку.
Лимит. Остаток по статье виден при согласовании счёта, а не в конце месяца.
Посмотреть на своих данных: демо ПУСК.Снабжение — пробный период 14 дней, внедрение 1–7 дней.
Перечень материалов, изделий и оборудования с названиями, единицами измерения и кодами, по которым их планируют, закупают и учитывают. В строительстве единого перечня нет: проект, смета, поставщик и склад ведут свои справочники, и связи между ними нет.
Почему в смете килограммы, а в счёте мешки?
Смета считает материал в единицах проекта: килограммах, метрах, тоннах. Поставщик продаёт фасовкой: мешок 25 или 30 кг, упаковка, штука. Чтобы сравнить план и факт, количество из счёта пересчитывают в единицу плана по коэффициенту фасовки.
Как пересчитать мешки в килограммы для лимита?
Умножить количество мешков на вес мешка: 100 мешков × 25 кг = 2 500 кг. Цену за мешок разделить на тот же вес: 405 ₽ ÷ 25 = 16,20 ₽ за килограмм. Дальше количество и цена сравниваются с планом в одних единицах.
Что делать, если один материал идёт в нескольких разделах бюджета?
Распределять закупку по статьям. Обычно сверху вниз по структуре бюджета: сначала закрывается статья, которая выше, остаток идёт на следующую. Разбивка должна быть видна, а поправить её нужно уметь вручную.
Как учитывать электрощиты, купленные комплектующими?
Держать щит учётной единицей и собирать его себестоимость из строк разных счетов. Тогда в бюджете видна цена щита как единицы, и варианты «купить в сборе» и «собрать самим» сравниваются по цифре.
Нужен ли отдельный справочник номенклатуры?
Справочник полезен, но проблему не решает. Нужно правило: при загрузке счёта фиксировать связь с позицией плана, коэффициент пересчёта и статью бюджета. Иначе даже чистый справочник не даёт ответа «сколько куплено против плана».
Итог
Справочник сам по себе не сводит план и факт. Сводит правило: каждая строка счёта получает позицию плана, коэффициент пересчёта и статью бюджета. Тогда лимит считается в единицах проекта, закупка не искажает разделы, а комплект получает себестоимость единицы.
Цифры в статье — срез по компаниям, которые ведут закупки в одном контуре. При другом процессе проценты будут другими. Места, где связь с планом теряется, останутся те же.